BAB 1
PENDAHULUAN
A.Latar Belakang.
Pengertian Sistem Informasi Akademik
Kata
akademik berasal dari serapan bahasa Inggris, yaitu academy. Secara harfiah,
kata academy berarti sekolah, yang juga dapat diartikan sebagai segala sesuatu
yang berhubungan dengan proses penunjang kegiatan sekolah atau lembaga
pendidikan beserta pelaku didalamnya. Berdasarkan pada pengertian akademik di
atas, maka sistem informasi akademik adalah segala macam hasil interaksi antara
elemen di lingkungan akademik untuk menghasilkan informasi yang kemudian
dijadikan landasan pengambilan keputusan, melaksanakan tindakan, baik oleh
pelaku proses itu sendiri maupun dari pihak luar (Agustin, 2012).
Deskripsi Umum
Sistem
Informasi Akademik merupakan sistem yang mengolah data danmelakukan proses
kegiatan akademi yang melibatkan antara mahasiswa , dosen, administrasi
akademik , keuangan dan data atribut lainnya .Sistem informasi Akademik
melakukan kegiatan proses administrasi mahasiswadalam melakukan kegiatan
administrasi akademik , melakukan proses padatransaksi belajar-mengajar antara
dosen dan mahasiswa , melakukan prosesadministrasi akademi baik yang menyangkut
kelengkapan dokumen dan biayayang muncul pada kegiatan registrasi ataupun
kegiatan operasional harianadministrasi akademik . Proses pengolahan data
keuangan dilakukan setiap kaliterjadi transaksi keuangan yang dilakukan oleh
mahasiswa , sehingga padaproses ini Sistem Informasi Akademi dapat melakukan
update untuk datamahasiswa . Beberapa bagian yang bersangkutan dengan modul
keuangan dapatdiintegrasikan dibawah Sistem Informasi Akademik , modul keuangan
dapatberupa kegiatan transaksi akutansi ataupun kegiatan transaksi
kepegawaianyang merupakan proses yang terjadi pada kegiatan di Universitas
ataupunAkademik .
Deskripsi Modul
Dijelaskan
beberapa modul yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akademik ,yaitu :
1. Modul Registrasi Mahasiswa
terdiri
dari proses registrasi ulang dimanamahasiswa melakukan pendaftaran ulang dengan
mengisi formulir ,berupa form manual ataupun form entry yang berbasis web (
Front End Web ), pencetakan kartu status sementara , update data antara
matakuliah , jadwal , dosen dan mahasiswa .
2. Modul Administrasi keuangan
a. Sub modul transaksi pembayaran dilakukan
pada bagian administrasikeuangan , dimana terdapat aplikasi berupa form entry
untuk data-data pembayaran dan melakukan update terhadap data mahasiswa
&pencentakan slip pembayaran.
b. Sub
modul Monitoring , dilakukan pengecekan data terhadap data-data mahasiwa yang
belum melakukan pembayaran secara lunas ,sehingga data-data mahasiswa secara
administrasi keuangan dapat dimonitor . Proses ini mendukung modul register
dimana terjadipengecekan terhadap mahasiswa yang sudah/belum membayartunggakan
, sehingga hanya mahasiswa yang telah membayartunggakan dapat melakukan proses
registrasi.
c. Sub modul Pelaporan , ditujukan untuk
melakukan kegiatan pelaporandata keuangan , laporan berkala ataupun laporan
hariantransaksional . Modul ini dapat dikembangkan sesuai dengankebutuhan
sistem .
3. Modul Internal Akademik
a. Sub modul transaksi, dimana dilakukan
proses entry terhadap data-data dosen , kelas , jadwal , status , dan informasi
tambahan yangdibutuhkan . Pada modul ini aplikasi dapat dikembangkan baik
secaraweb ataupun dengan menggunakan Visual Programing.3.2Sub Modul Monitoring
dimana dilakukan monitoring data terhadapkegiatan belajar mengajar dimana
terdapat proses absensi terhadapdata mahasiswa dan statistik data mahasiswa.
b. Sub Modul Pelaporan , terdapat proses
pembuatan pelaporan terhadapkegiatan belajar mengajar yang dibuat secara
terstruktur , sehinggainformasi tersebut merupakan informasi yang valid untuk
kegiatanpelaporan , baik pelaporan harian ataupun pelaporan terjadwal .
4. Modul Kepegawaian
a. Sub Modul transaksi Pegawai , sub modul
yang ditujukan untukpengolahan data pegawai , absensi , status , pangkat , cuti
, indeksprestasi , gaji dan data atribut yang bersangkutan dengan pegawai .4.2
Pelaporan & statistic.
5. Modul Penerimaan Mahasiswa Baru
Modul
ini melakukan proses penerimaan mahasiswa baru , dilakukan secara on-line
melalui web . Pada modul ini terdapat entry data berupa data-data
calonmahasiswa yang akan mendaftar ujian masuk , pencetakan kartu tanda ujian
,transaksi data dan pelaporan data transaksi pendaftaran .
BAB 2
PEMBAHASAN
Munculnya Kehadiran Teknologi
Kehadiran
teknologi komputer dengan kekuatan prosesnya telah memungkinkan pengembangan
sistem informasi manajemen berbasis komputer.Dengan memanfaatkan teknologi
komputer, didapat manfaat berupa kemudahan menyimpan, mengorganisasi dan
melakukan pengambilan terhadap berbagai data.Didukung dengan perangkat lunak
dan konfigurasi perangkat keras yang tepat, perusahaan dapat membangun sistem
informasi manajemen yang handal dan berpengaruh secara signifikan terhadap
kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Umumnya
kejadian yang sering terjadi pada perguruan tinggi ataupun akademi adalah
keterbatasan pengolahan data yang dimulai dari pengolahan data untuk saringan
ujian masuk calon mahasiswa, pengumuman hasil calon mahasiswa yang lulus,
proses pendaftaran ulang, baik bagi calon mahasiswa baru maupun mahasiswa yang
telah menjadi mahasiwa dari perguruan tinggi tersebut. Kejadian diatas merupakan
salah satu proses yang merupakan interaksi antara bagian internal perguruan
tinggi ataupun akademis yang diwakilkan oleh pengolahan data ataupun
administrasi data yang telah disusun sedemikian rupa dengan proses dan
prosedur-prosedur tertentu. Diharapkan dengan adanya suatu sistem pengolahan
data antara user yang merupakan mahasiswa dan pengolahan yang merupakan bagian
dari sistem akademik yang menerima inputan dari mahasiswa dan mengolahnya untuk
melakukan kegiatan transaksi kegiatan perkuliahan dan kegiatan administrasi
antara mahasiswa dan perguruan tinggi tersebut.
Kesulitan
yang sering terjadi pada bagian internal perguruan tinggi adalah banyaknya
pengolahan data yang memerlukan pengolahan dalam waktu yang relative
singkat.Sebagai contoh antara pengolahan data mahasiswa yang mengambil mata
kuliah dan kelas yang dengan pengajar dosen. Pada data-data diatas akan di
dapat data-data transaksi berupa, data absensi, data mata kuliah, data
transkrip nilai, data jadwal ujian, data biaya pembayaran ( status pembayaran
mahasiswa ), data dosen beserta atribut data gaji yang merupakan bagian dari
sistem keuangan yang diterapkan pada sisi keuangan.
Secara
umum sistem informasi akademik dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem yang
dirancang untuk memenuhi kebutuhan Akademik yang menginginkan layanan
pendidikan yang terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas
pelayanan, daya saing dan kualitas SDM yang dihasilkannya.Sistem Informasi
Akademik sangat membantu dalam pengelolaan data nilai mahasiswa, mata kuliah,
data staf pengajar (dosen) serta administrasi fakultas/jurusan yang sifatnya
masih manual untuk dikerjakan dengan bantuan Software agar mampu mengefektifkan
waktu dan menekan biaya operasional.
Sistem
informasi Akademik melakukan kegiatan proses administrasi mahasiswa dalam
melakukan kegiatan administrasi akademik, melakukan proses pada transaksi
belajar-mengajar antara dosen dan mahasiswa, melakukan proses administrasi
akademi baik yang menyangkut kelengkapan dokumen dan biaya yang muncul pada kegiatan
registrasi ataupun kegiatan operasional harian administrasi akademik. Proses
pengolahan data keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi keuangan yang
dilakukan oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem Informasi Akademi
dapat melakukan update untuk data mahasiswa. Beberapa bagian yang bersangkutan
dengan modul keuangan dapat diintegrasikan dibawah Sistem Informasi Akademik,
modul keuangan dapat berupa kegiatan transaksi akutansi ataupun kegiatan
transaksi kepegawaian yang merupakan proses yang terjadi pada kegiatan di
Universitas ataupun Akademik .
1.
Elemen-Elemen Sistem Informasi Akademik
A.
Tujuan dari Sistem Informasi Akademik
Secara
umun tujuan dari sistem informasi akademik adalah memberikan informasi tentang
kepentingan akademik misalnya saja: data mahasiswa, KRS, KHS, dll.
B.Masukan
(input) dari Sistem Informasi Akademik
1.
Data Mahasiswa
2.
Data dosen
3.
Data Mata Kuliah.
4.
KRS
5.
Daftar Nilai Mahasiswa
6.
Data mahasiswa yang sudah lulus
7.
Data Keuangan
C.Keluaran
(output) dari Sistem Informasi Akademik
1.
Daftar nama mahasiswa.
2.
Daftar nama dosen
3.
Jadwal Kuliah
4.
KHS, Absen Mahasiswa
5.
Daftar Nama Wisudawan
6.
Data mahasiswa yang aktif dalam perkuliahan
D.
Proses dari Sistem Informasi Akademik
1.
Masukan data mahasiswa yang didapat dari mahasiswa yang bersangkutan saat
registrasi ulang (pendaftaran) dengan keluaran daftar nama mahasiswa.
2.
Masukan data dosen yang didapat dari setiap Fakultas yang sudah dikoordinasi
dengan jurusan yang memberikan keluaran berupa daftar nama baik itu dosen lama
yang masih tetap aktif mengajar, serta daftar nama dosen baru yang mulai
mengajar.
3.
Masukan data mata kuliah yang didapat dari setiap jurusan di lingkungan
Universitas dengan memiliki keluaran jadwal kuliah dan jumlah sks tiap mata
kuliah yang sudah ditentukan.
4.
Masukan KRS didapat dari pilihan mahasiswa untuk mata kuliah yang akan diambil
dan dengan ketentuan yang berlaku. Masukan KRS ini memiliki keluaran absen
mahasiswa per setiap mata kuliahnya.
5.
Masukan daftar nilai mahasiswa didapat dari setiap jurusan di lingkungan
Universitas. Mahasiswa wajib mengisi KRS, karena itu merupakan salah satu
syarat agar KHS dapat keluar.
6.
Masukan daftar nama mahasiswa yang telah lulus yang didapat dari setiap jurusan
yang telah dikumpulkan pada fakultas setelah itu ke lembaga yang menghasilkan
keluaran berupa daftar nama wisudawan.
7.
Masukkan data keuangan yang didapat dari puskom yang telah dikoordinasikan baik
pada setiap jurusan melalui fakultas, dengan keluaran data mahasiswa yang masih
aktif dan dapat mengikuti perkuliahan semester berikutnya. Proses pengolahan
data keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi keuangan yang dilakukan
oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem Informasi Akademi dapat melakukan
update untuk data mahasiswa.
E.
Umpan Balik
Setiap
mahasiswa mengkoreksi apakah data yang telah mereka isi sama dengan data yang
mereka terima karena bisa saja terjadi kesalahan pemasukan data. Jika terjadi
kesalahan data mahasiswa maka mahasiswa dapat memperbaikinya dengan cara
menginformasikannya ke fakultas dan fakultas yang akan mengurusnya ke lembaga.
2. Komponen Sistem Informasi Akademik
Sistem
informasi akademik mempunyai komponen yang sama dengan sistem informasi secara
umum, yaitu: komponen input, komponen model, komponen basis data, dan komponen
output. Perbedaan komponen-komponen ini antar sistem-sistem informasi lainnya
adalah konteks letak dari sistem informasinya.
A.
Komponen Input Akademik
Sistem
informasi akademik mengumpulkan data yang berkaitan dengan pengelolaan data
misalnya nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar (dosen) serta
administrasi fakultas/jurusan, dll.
B.
Komponen Model Akademik
Model
digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai dengan
kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan cetakan yang merubah bentuk input
menjadi output. Model di sistem informasi akademik banyak digunakan untuk
menghasilkan informasi – informasi tentang pengelolaan data mahasiswa, dosen,
dll.
C.
Komponen Basis Data Akademik
Data
yang digunakan untuk output berasal dari data base.
D.
Komponen Output Akademik
Tiap
subsistem output menyediakan informasi tentang subsistem itu sebagai bagian
dari bauran. Subsistem jurusan menyediakan informasi mengenai jurusan.Subsistem
fakultas menyediakan informasi mengenai fakutlasnya.
3. Manfaat Sistem Informasi Akademik
Beberapa
keuntungan yang dapat diperoleh dengan penerapan Sistem Informasi Akademik ini
adalah :
1.
Kemudahan bagi mahasiswa untuk memperoleh informasi tanpa harus melakukan
interaksi langsung dengan bagian administrasi karena informasi tersebut dapat
diperoleh dengan melakukan pencarian data melalui komputer yang terkoneksi
secara internet.
2.
Kemudahan bagi bagian administrasi dikarenakan berkurangnya interaksi secara
langsung dan lebih dilakukan interaksi terhadap data-data yang diinputkan oleh
mahasiswa yang merupakan kebutuhan untuk proses pengolahan data
3.
Penyimpanan data yang terstruktur dikarenakan Sistem Informasi Akademik
menggunakan database yang tersimpan didalam komputer.
4.
Updating informasi antara bagian administrasi akademik maupun dengan bagian
keuangan yang merupakan validasi untuk status mahasiswa sehingga dapat
melakukan kegiatan belajar mengajar , dimana terjadi interaksi data secara
langsung tanpa memerlukan update data secara manual. Update data dari Sistem
Keuangan dan Sistem Akademik merupakan proses penting dimana proses ini
mengupdate status mahasiswa dalam interval waktu tertentu .
5.
Kemudahan bagi pengajar untuk melakukan kegiatan belajar mengajar dimana pada
komponen Front End Web dan komponen Back End Web dapat membantu para pengajar
untuk menyampaikan informasi secara on-line dan menerima informasi secara
on-line dari mahasiswa .
6.
Pada sistem ini dapat mereduksi waktu yang dilakukan pada Sistem Akademik
secara manual .
7.
Pengolahan data keuangan yang lebih efektif dengan menggunakan aplikasi yang
dapat mendukung proses keuangan dan proses kepegawaian.
Bab
3
Kesimpulan
Sebuah
sistem informasi akademik dapat berjalan dengan baik ketika semua system sudah
mengintegrasikan semua aspek yang berkaitan dengan proses belajar
mengajar.Sistem yang baik adalah sistem yang dapat memuaskan semua penggunanya
sehinggasemua fasilitas yang ada dirasakan dapat memberikan efektifitas, dan
efesiensi dalamproses belajar mengajar. Selain mahasiswa dan dosen, orang tua mahasiswa
juga dapat memantaukemajuan dari pembelajaran yang dilaksanakan oleh mahasiswa
di universitas. Sistem informasiini pun dapat memberikan informasi yang cepat
sehingga mahasiswa dapat dididik untuk disiplin dan berperan aktif dalam proses
pendidikan dirinya sendiri, sehingga akhirnya mahasiswa dapat menjadi pribadi
yang lebih dewasa. Sistem ini akhirnya dapat memberikan individual impact dan
organizational impact yang akhirnya dapat menjadi penilaianbahwa sistem tersebut
sudah sukses.
Daftar
Pustaka
